Processen automatiseren, te beginnen bij het werk waar je over zucht.

Welke processen kun je automatiseren?

Bijna elk proces dat terugkomt bestaat uit drie soorten stappen. Invoer: er komt iets binnen dat ergens anders heen moet, van mail naar boekhouding, van Excel naar webshop. Controle: klopt het, wijkt het af, moet iemand ernaar kijken? Overdracht: het resultaat gaat door naar de volgende stap, collega of printer. Zie je die drie terug in je eigen werk, dan valt er iets te automatiseren.

Overtypen is mijn hobby. Ik heb verder weinig hobby's.

Handmatige processen die zich goed lenen voor automatisering herken je aan een paar signalen:

• Het gebeurt elke dag of elke week, op ongeveer dezelfde manier.
• Iemand typt gegevens over van het ene systeem naar het andere.
• Er is een vaste controle die vooral uit vergelijken bestaat: bedragen, namen, aantallen.
• Het werk blijft liggen zodra het druk wordt, en dan gaat het mis.
• Je kunt de stappen opschrijven, ook al zijn er uitzonderingen.

Vooral administratieve processen scoren hier hoog: facturen verwerken, bonnen koppelen, orders doorzetten, rapportages maken. Maar ook in het magazijn zit veel winst, bijvoorbeeld bij etiketteerprocessen: labels die nu met de hand worden aangemaakt terwijl alle gegevens al ergens in een systeem staan.

Wat ik bewust niet automatiseer: werk dat echt menselijk oordeel vraagt. Een lastig klantgesprek, een prijsonderhandeling, een beslissing met grote gevolgen. Daar bouw ik hooguit de voorbereiding voor.

Wat ik voor je bouw

Zo ziet dat er onder de motorkap uit

Hoe pak je het automatiseren van processen aan?

De vraag die ik het vaakst krijg is: hoe kan ik processen in mijn bedrijf automatiseren zonder dat het een half jaar duurt? Zo doe ik het, in vijf stappen.

1. Schrijf het proces op zoals het echt gaat

Niet zoals het in het handboek staat, maar zoals het op een dinsdagmiddag gaat. Waar komt het binnen, wie doet wat, waar wordt overgetypt, waar wordt gewacht? Dat kost een uur en levert meestal al een paar verrassingen op.

2. Reken uit wat het kost

Minuten per keer, keer het aantal keer per week, keer 46 werkweken. Bij de meeste bedrijven komt daar per proces een getal uit waar je even stil van wordt. De volledige rekensom staat in hoeveel tijd automatisering écht bespaart.

3. Kies één proces

Het proces dat vaak draait, veel tijd kost en weinig uitzonderingen kent. Niet het ingewikkeldste. De eerste automatisering moet snel laten zien wat het oplevert, zodat de volgende stap een makkelijke beslissing is.

4. Bouw het en test het op echte gevallen

Ik bouw de automatisering naast je huidige manier van werken en voer er echte gevallen doorheen: de nette, en vooral de rare. Pas als die goed gaan, gaat het live. Stappen die geld raken of naar buiten gaan, krijgen een goedkeuringsknop.

5. Laat het draaien en kijk mee

Elke automatisering logt wat hij doet. Jij ziet hoeveel er verwerkt is en wat er is voorgelegd. Daarna kijken we welk proces de volgende is.

Voorbeelden uit de praktijk

Administratieve processen automatiseren

Voor mijn eigen bedrijf automatiseerde ik de boekhouding. Vijf workflows in n8n halen elke ochtend facturen uit Gmail, laten Claude ze uitlezen en koppelen ze aan de banktransacties in Moneybird. Wat niet zeker is, komt in een dashboard. Het aandeel uitgaven met een onderbouwende factuur ging van 51% naar 78%, en de btw zonder onderbouwing van €1.586 naar €171. Zo ziet een geautomatiseerd administratief proces eruit als het af is.

Automatisering in labelworkflows

Bij Toptuinplanten komt een pakbon binnen als Excel-bijlage. De workflow leest die uit, vertaalt Latijnse plantnamen naar namen die klanten herkennen, maakt barcodes en batches aan, werkt Shopify bij en print de labels op een Zebra-printer. Een levering verwerken was een middag werk en is nu een controleblik.

Drie dingen die vaak misgaan

Ik bouw dit soort automatiseringen ook voor mijn eigen bedrijf, dus ik heb de fouten zelf gemaakt. Drie die ik steeds terugzie:

Een automatisering die stil faalt

Bij mijn eigen administratie weigerde Moneybird op een dag grote aanvragen. De herstelworkflow lag twee weken stil zonder dat iemand het merkte. Daarom krijgt elke automatisering nu een melding als er iets niet loopt. Liever een berichtje te veel dan twee weken niks.

Gokken bij twijfel

Een oude versie van diezelfde administratie boekte een uitgave bij twijfel direct weg. Kwam de factuur later binnen, dan keek niemand er nog naar. De regel is nu hard: geen boeking zonder echt document. Een open post is eerlijker dan een verzonnen boeking.

Alles willen automatiseren

Sommige leveranciers sturen nooit een factuurmail. Die posten blijven handwerk, en dat is prima. Het doel is niet 100%, het doel is dat jij alleen nog kijkt naar wat echt jouw aandacht nodig heeft.

Wat kost automatisering van processen?

Dat hangt af van het proces: hoeveel systemen erbij betrokken zijn en hoe rommelig de invoer is. Je krijgt vooraf een vaste prijs, na het eerste gesprek. Geen uurtje-factuurtje dat uitloopt. Wat bepaalt de prijs en hoe reken je uit of het loont? Dat lees je in wat kost automatisering voor je bedrijf.

Processen automatiseren in Den Bosch

Ik zit aan de Tramkade in 's-Hertogenbosch. Zit je in de buurt, dan kom ik graag een uur meekijken op de werkvloer voordat er iets gebouwd wordt. Dat levert meer op dan drie videocalls. Daarbuiten werk ik net zo goed op afstand.

Veelgestelde vragen

Verder kijken