Automatisering · Collaiga
Een boekhouding die zichzelf op orde houdt.
Elke uitgave heeft een factuur nodig, anders is de btw niet onderbouwd. Facturen verzamelen, downloaden en koppelen: precies het werk dat blijft liggen. Ook bij mij. Dus heb ik het voor mijn eigen bedrijf geautomatiseerd, met dezelfde aanpak die ik bij klanten gebruik.
- n8n
- Moneybird
- Gmail
- Claude
Waar het knelde
In Moneybird stonden uitgaven zonder bijbehorende inkoopfactuur. Daardoor was een deel van de teruggevraagde btw niet onderbouwd, en dat houdt geen stand bij een controle. De oude automatisering maakte het erger. Bij twijfel boekte die een uitgave direct weg op een grootboekrekening. Kwam de factuur een dag later binnen, dan keek niemand er nog naar om.
Bonnetjes zoeken in een inbox. Ik doe het elke ochtend om half zeven. Zonder koffie.
Wat ik bouwde
Vijf workflows in n8n die samen de administratie bijhouden. Elke ochtend gaat er één brede zoekactie door Gmail naar PDF-bijlagen, zonder lijst met afzenders. Claude leest elke PDF één keer en legt leverancier, nummer, datum, bedrag en btw vast. Daarna krijgt elke open banktransactie een score tegen die verzameling facturen, op bedrag, datum en leveranciersnaam. Boven een drempel wordt automatisch gekoppeld, en Claude controleert de PDF nog een keer.
Wat overblijft komt in een dashboard. Daar upload je een PDF of een foto van een bonnetje, keur je goed of geef je aan dat er geen factuur nodig is. Met "onthoud dit voor deze leverancier" hoeft dat daarna nooit meer.
51% → 78%
van de uitgaven onderbouwd met een factuur, na één reparatiedag
€1.586 → €171
aan btw zonder onderbouwing
61
facturen automatisch gevonden en gelezen bij de eerste run
Wat er in zit
Facturen oogsten
Elke ochtend om half zeven. Ook facturen van afzenders die je nog nooit zag, want er is geen lijstje om bij te houden.
Slim matchen
Punten voor exact bedrag, bedrag binnen 50 cent, plausibele wisselkoers en datum. Zo matchen ook facturen in dollars.
Een harde regel
Geen inkoopfactuur zonder echt document met factuurnummer en kloppend bedrag. Liever een open post dan een verzonnen boeking.
Bonnetje fotograferen
Vanaf de telefoon in het dashboard. iPhone-foto's worden in de browser omgezet en daarna door Claude gecontroleerd.
Regels die blijven
Eén keer aangeven dat een leverancier geen factuur stuurt, en die post komt nooit meer terug.
Overzicht per maand
Dekking, onderbouwde btw en per open post de reden waarom die nog openstaat.
Wat misging, en hoe het nu zit
Moneybird weigerde op een gegeven moment grote aanvragen, waardoor de herstelworkflow twee weken stillag zonder dat het opviel. Die haalt nu per maand op. Anthropic factureert via Stripe, dus een zoekactie op de afzender vond maandenlang de verkeerde mails. Abonnementen met elke maand hetzelfde bedrag pakten soms de factuur van de verkeerde maand. En een paar leveranciers sturen helemaal geen factuurmail. Die laatste posten blijven handwerk, en dat is eerlijker dan ze weg te automatiseren.
Waar het nu staat
Een administratie die elke ochtend zichzelf bijwerkt, en een dashboard waar ik alleen kijk als er echt iets van mij nodig is. Hetzelfde patroon past bij elk bedrijf dat met Moneybird, e-Boekhouden of Exact werkt en facturen per mail ontvangt.
