Automatisering · Toptuinplanten
Van pakbon tot label, zonder één keer overtypen.
Elke levering planten betekende uren handwerk: pakbonnen uitpluizen, Latijnse namen opzoeken, prijzen bijwerken, labels maken. Twee n8n-workflows met samen 160 stappen doen dat nu automatisch.
- n8n
- Shopify API
- OpenAI
- Google Sheets
- ZPL / Zebra
Het probleem
Toptuinplanten verkoopt planten via Shopify. Leveranciers sturen pakbonnen als Excel-bijlage, met planten onder hun Latijnse naam. Voor elke levering moest iemand die regels doorlopen, namen vertalen, producten aanmaken of bijwerken in Shopify, prijzen controleren en labels maken voor in de kas. Repeterend werk waar fouten in sluipen, precies op de drukke momenten.
De oplossing: twee workflows
Pakbonverwerking (88 stappen). Een Gmail-trigger vangt de pakbon-mail, leest de Excel-bijlage en parseert de regels. Elke plant wordt gematcht tegen een masterbestand. Onbekende Latijnse namen vertaalt AI naar Nederlandse productnamen. Elke plant krijgt een barcode en batch-sleutel, Shopify wordt bijgewerkt met producten en voorraad, en voor elke batch rollen ZPL-labels uit de Zebra-printer, met een labelwachtrij in Google Sheets als overzicht.
Prijscontrole (72 stappen). Draait op schema, met een bevestig-knop voor de eigenaar. De workflow vergelijkt het masterbestand met de prijscontrole-sheet, laat AI ontbrekende productkenmerken aanvullen, synchroniseert prijzen met Shopify en filtert producten die nog niet in de shop staan. Voor die nieuwe producten genereert AI direct productafbeeldingen en uploadt ze.
Wat er automatisch gebeurt
Pakbon uit de mail
Gmail-trigger leest de Excel-bijlage. Niemand hoeft iets te downloaden of over te typen.
AI vertaalt plantnamen
Latijnse namen worden Nederlandse productnamen die klanten herkennen.
Barcodes en batches
Elke plant krijgt automatisch een barcode en batch-sleutel voor voorraad en labels.
Shopify altijd bij
Producten, voorraad en prijzen synchroniseren zonder handmatige invoer.
Labels uit de Zebra-printer
ZPL-labels per batch, met een wachtrij in Google Sheets als overzicht.
Productfoto's vanzelf
Nieuwe producten krijgen automatisch een AI-gegenereerde afbeelding in de shop.
Eerlijk over de uitdagingen
Twee workflows die hetzelfde assortiment raken, vragen om één bron van waarheid. Het masterbestand vervult die rol: beide workflows lezen en schrijven ernaar, en de volgorde van die stappen luistert nauw. Daarnaast is er bewust een bevestig-knop in de prijscontrole gehouden: prijzen in een webshop wijzig je niet zonder dat de eigenaar het ziet.
Het resultaat
Een levering verwerken is geen middag werk meer maar een controleblik. De pakbon komt binnen, de producten staan in Shopify, de labels liggen klaar bij de printer. En het assortiment houdt zichzelf actueel: prijzen gecontroleerd op schema, nieuwe producten compleet met naam, kenmerken en foto. De 160 stappen in de diagrammen hierboven zijn geen illustratie; ze komen rechtstreeks uit de draaiende workflows.