Automatisering · Toptuinplanten
Van pakbon tot label. Zonder één keer overtypen.
Elke levering planten betekende uren handwerk: pakbonnen uitpluizen, Latijnse namen opzoeken, prijzen bijwerken, labels maken. Ik heb die labelworkflow geautomatiseerd. Twee n8n-workflows met samen 160 stappen doen het nu.
- n8n
- Shopify API
- OpenAI
- Google Sheets
- ZPL / Zebra
Waar het knelde
Toptuinplanten verkoopt planten via Shopify. Leveranciers sturen pakbonnen als Excel-bijlage, met de planten onder hun Latijnse naam. Bij elke levering moest iemand die regels doorlopen, namen vertalen, producten aanmaken of bijwerken in Shopify, prijzen controleren en labels maken voor in de kas. Repeterend werk. Precies het soort werk waar fouten in sluipen, en altijd op de drukste momenten.
Latijnse plantnamen vertalen. Ik vind het leuk. Ik ben de enige.
Labelworkflow optimaliseren in vijf stappen
De pakbon-workflow telt 88 stappen. Teruggebracht tot de kern zijn het er vijf:
- Pakbon binnen. Een Gmail-trigger vangt de mail van de leverancier, leest de Excel-bijlage en parseert de regels. Niemand hoeft iets te downloaden of over te typen.
- Verrijken. Elke plant wordt gematcht tegen een masterbestand. Onbekende Latijnse namen vertaalt AI naar Nederlandse productnamen die klanten herkennen.
- Barcode en batch. Elke plant krijgt automatisch een barcode en een batch-sleutel, voor de voorraad en voor het label.
- Shopify bijwerken. Producten en voorraad gaan direct de webshop in.
- Zebra-label printen. Per batch rollen ZPL-labels uit de Zebra-printer, met een labelwachtrij in Google Sheets als overzicht.
En dan de prijzen nog
De tweede workflow, de prijscontrole, telt 72 stappen. Hij draait op schema, met een bevestig-knop voor de eigenaar. De workflow vergelijkt het masterbestand met de prijscontrole-sheet, laat AI ontbrekende productkenmerken aanvullen, synchroniseert prijzen met Shopify en filtert producten die nog niet in de shop staan. Voor die nieuwe producten genereert AI direct productafbeeldingen en uploadt ze.
Wat er nu vanzelf gebeurt
Pakbon uit de mail
De Gmail-trigger leest de Excel-bijlage. Downloaden en overtypen is verleden tijd.
Plantnamen in gewoon Nederlands
Latijnse namen worden met AI Nederlandse productnamen die klanten herkennen.
Barcodes en batches
Elke plant krijgt automatisch een barcode en batch-sleutel voor voorraad en labels.
Shopify altijd bij
Producten, voorraad en prijzen synchroniseren zonder handmatige invoer.
Labels uit de Zebra-printer
ZPL-labels per batch, met een wachtrij in Google Sheets als overzicht.
Productfoto's vanzelf
Nieuwe producten krijgen automatisch een AI-gegenereerde afbeelding in de shop.
Wat lastig was
Twee workflows die hetzelfde assortiment raken, hebben één bron van waarheid nodig. Dat is het masterbestand: beide workflows lezen en schrijven ernaar, en de volgorde van die stappen luistert nauw. En de bevestig-knop in de prijscontrole zit er bewust. Prijzen in een webshop wijzig je niet zonder dat de eigenaar het ziet.
Waar het nu staat
Een levering verwerken is geen middag werk meer, maar een controleblik. De pakbon komt binnen, de producten staan in Shopify, de labels liggen klaar bij de printer. Het assortiment houdt zichzelf actueel: prijzen gecontroleerd op schema, nieuwe producten compleet met naam, kenmerken en foto. De 160 stappen in de diagrammen hierboven zijn geen illustratie. Ze komen rechtstreeks uit de draaiende workflows.
